Como criar uma matriz RACI com ChatGPT

A atividade tem participantes, mas ninguém sabe quem responde

A reunião termina com quatro áreas envolvidas. Uma pessoa vai preparar o material, duas precisam ser consultadas e a diretoria espera receber a decisão. Quando surge uma pendência, todos aparecem na conversa e ninguém possui autoridade clara para encerrá-la.

Uma matriz RACI ajuda a distribuir quatro formas de participação: quem executa, quem responde pelo resultado, quem precisa ser consultado e quem deve ser informado. O ChatGPT pode organizar um briefing em uma primeira matriz. Ele também pode preencher lacunas com papéis plausíveis que nunca foram aprovados. É aí que o documento elegante vira ficção administrativa.

Este tutorial usa uma conversa comum no ChatGPT e um cenário inteiramente sintético. O caminho funciona com texto colado, sem upload, conector ou recurso em rollout. A saída esperada foi conferida diretamente contra a entrada publicada abaixo. Na preparação editorial original, não foi executado benchmark entre modelos, planos ou interfaces.

O que você vai produzir

O exercício termina com:

1. inventário de atividades e decisões;
2. lista de papéis confirmados;
3. matriz RACI em estado de rascunho;
4. conflitos e lacunas de autoridade;
5. perguntas para validação;
6. auditoria contra o briefing original.

O documento permanece como RASCUNHO PARA REVISÃO. Ele não atribui tarefas, não agenda reuniões e não concede aprovação.

O recorte deste tutorial

A matriz RACI para agentes de IA cobre o ciclo de vida de um agente, incluindo dados, acesso, avaliação, produção, suporte, incidente e desligamento.

O exercício atual é menor. Uma pessoa usa o ChatGPT para preparar a matriz de um projeto delimitado a partir de responsabilidades já registradas. O resultado principal é uma habilidade de gestão e revisão, sem implementação de agente ou integração.

O mapa de stakeholders com ChatGPT ajuda a identificar pessoas afetadas, influência, impacto e informação disponível. A RACI começa quando as atividades e autoridades necessárias estão claras o bastante para distribuir papéis.

Ferramenta, acesso e cuidados com dados

Use o ChatGPT pela web em uma conversa nova. Cole somente o cenário sintético deste artigo.

A documentação oficial da OpenAI recomenda instruções claras, contexto específico, formato de saída e refinamento iterativo. O exercício usa essas orientações numa tarefa de texto. Ele não exige ChatGPT Work, upload, Project ou plano pago específico.

Antes de usar um projeto real:

• confirme a conta e o workspace aprovados pela empresa;
• retire dados pessoais sem função para a matriz;
• não cole estratégia restrita, contratos, dados de cliente ou informação sob NDA sem autorização;
• preserve o briefing aprovado no sistema oficial;
• registre cargo e autoridade a partir de fonte verificável;
• permita que as pessoas corrijam o papel atribuído;
• mantenha a versão final fora da conversa;
• revise os controles de dados e compartilhamento da conta.

A OpenAI informa que os controles disponíveis dependem do plano, do login e das configurações do workspace. Em serviços empresariais cobertos pela política comercial, o fornecedor declara que os dados do workspace ficam fora do treinamento por padrão. Essa condição não substitui a política interna nem autoriza material restrito.

Cenário sintético do exercício

Copie este briefing fictício:

PROJETO: revisão do processo de cadastro de fornecedores
EMPRESA: Horizonte Componentes
DATA: 01/10/2026
ESTADO: preparação de um teste interno; nenhuma mudança em produção foi aprovada

OBJETIVO DO TESTE
Revisar o formulário atual, identificar campos ausentes e testar um checklist novo com cinco cadastros sintéticos.

ESCOPO CONFIRMADO
- mapear o formulário atual;
- listar campos usados por Compras, Financeiro e Compliance;
- criar um checklist em rascunho;
- testar o rascunho com cinco casos sintéticos;
- registrar divergências e decisões abertas;
- preparar uma recomendação para a diretora de Operações.

FORA DO ESCOPO
- alterar o ERP;
- cadastrar fornecedor real;
- aprovar pagamento;
- mudar política de compras;
- publicar o checklist para toda a empresa.

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES CONFIRMADAS
- Helena, diretora de Operações, decide se a recomendação avança para um piloto.
- Rafael, gerente de Compras, mantém o formulário atual e coordena o teste.
- Joana, analista de Compras, documenta o fluxo e prepara os cinco casos sintéticos.
- Marcos, coordenador Financeiro, informa os campos necessários para pagamento e dados bancários.
- Lívia, responsável por Compliance, informa documentos e verificações exigidos pela política vigente.
- Tiago, analista de Sistemas, descreve os campos atuais do ERP. Ele não está autorizado a alterar o sistema neste teste.
- A pessoa que aceitará o checklist final do teste ainda não foi definida.
- A pessoa que consolidará a recomendação executiva ainda não foi definida.

ATIVIDADES CONFIRMADAS
1. inventariar campos do formulário atual;
2. registrar requisitos de Compras;
3. registrar requisitos do Financeiro;
4. registrar requisitos de Compliance;
5. conferir correspondência com os campos atuais do ERP;
6. preparar o checklist em rascunho;
7. criar cinco casos sintéticos;
8. executar o teste documental;
9. registrar divergências;
10. decidir se o checklist do teste foi aceito;
11. consolidar a recomendação;
12. decidir se a proposta avança para piloto.

REGRAS
- cada atividade deve ter no máximo uma autoridade final A;
- não transformar consulta em aprovação;
- não transformar conhecimento técnico em responsabilidade pelo processo;
- não atribuir pessoa onde a fonte diz A DEFINIR;
- não criar atividade fora do escopo;
- não tratar teste interno como mudança aprovada;
- não enviar tarefas, convites ou mensagens;
- toda sugestão nova deve aparecer como PROPOSTA.

A entrada deixa duas responsabilidades abertas. A matriz falha se escolher alguém apenas para completar a tabela.

Passo 1: extraia atividades, entregas e decisões

Envie:

Leia o briefing como uma fonte sintética.

Crie um inventário com uma linha por atividade confirmada e estas colunas:
- número;
- atividade;
- verbo de execução;
- entrega ou decisão verificável;
- entrada necessária;
- pessoa ou função citada;
- autoridade final citada;
- restrição;
- fonte literal no briefing;
- lacuna.

Regras:
- não atribua R, A, C ou I ainda;
- não acrescente atividade comum de mercado;
- não transforme cargo em autoridade sem fonte;
- preserve A DEFINIR quando faltar pessoa;
- separe execução, aceite e decisão de avanço.

A primeira conferência deve encontrar doze atividades. As linhas 10 e 11 mantêm uma lacuna de responsável ou autoridade. A linha 12 possui Helena como autoridade confirmada para decidir sobre avanço ao piloto.

Passo 2: inventarie os papéis confirmados

Use:

Monte um inventário de papéis com estas colunas:
- pessoa;
- função declarada;
- responsabilidade confirmada;
- decisão sob sua autoridade;
- contribuição técnica ou operacional;
- restrição explícita;
- atividades relacionadas;
- informação ainda ausente.

Não amplie autoridade por senioridade.
Não transforme quem fornece requisito em aprovador geral.
Não transforme quem conhece o ERP em dono do processo.

A saída precisa preservar:

• Helena decide somente sobre o avanço da recomendação para piloto;
• Rafael coordena o teste e mantém o formulário atual;
• Joana documenta o fluxo e prepara casos;
• Marcos informa requisitos financeiros;
• Lívia informa requisitos de Compliance;
• Tiago descreve o ERP, sem autorização para alterá-lo;
• aceite do checklist e consolidação da recomendação continuam abertos.

Passo 3: aplique as quatro letras com definições explícitas

Antes de montar a tabela, dê ao ChatGPT um contrato curto:

Use estas definições:

R = executa a atividade e produz a entrega.
A = responde pelo aceite ou pela decisão final da linha. Use no máximo um A.
C = precisa ser consultado antes da conclusão.
I = precisa receber a conclusão para coordenar seu trabalho.

Regras adicionais:
- uma pessoa pode ocupar papéis diferentes em atividades diferentes;
- ausência de A deve permanecer A DEFINIR;
- não use A apenas porque a pessoa tem o cargo mais alto;
- não use C como lista de todos os participantes;
- não use I como lista de distribuição decorativa;
- se a atividade mistura duas decisões, sinalize a necessidade de divisão.

A matriz deve descrever participação por atividade. Uma linha chamada “projeto” seria larga demais para mostrar onde a autoridade muda.

RACI do teste: duas linhas abertas antes da decisão sobre piloto

1. Inventariar campos / 2. Requisitos de Compras

R · execução

1: Joana. 2: Rafael.

A · aceite ou decisão final

1: Rafael. 2: Rafael.

C · consulta

1: Tiago. 2: Joana.

I · informação

1: Marcos, Lívia. 2: A DEFINIR.

3. Requisitos financeiros / 4. Requisitos de Compliance

R · execução

3: Marcos. 4: Lívia.

A · aceite ou decisão final

3: Marcos. 4: Lívia.

C · consulta

3: Rafael. 4: Rafael.

I · informação

3: Joana. 4: Joana.

5. Conferir campos do ERP / 6. Preparar checklist

R · execução

5: Tiago. 6: Joana.

A · aceite ou decisão final

5: Tiago. 6: Rafael.

C · consulta

5: Rafael, Marcos, Lívia. 6: Marcos, Lívia, Tiago.

I · informação

5: Joana. 6: A DEFINIR.

7. Criar cinco casos sintéticos / 8. Executar teste documental

R · execução

7: Joana. 8: Joana.

A · aceite ou decisão final

7: Rafael. 8: Rafael.

C · consulta

7: Marcos, Lívia. 8: Marcos, Lívia, Tiago.

I · informação

7: Tiago. 8: Helena.

9. Registrar divergências / 10. Aceitar checklist

R · execução

9: Joana. 10: A DEFINIR.

A · aceite ou decisão final

9: Rafael. 10: A DEFINIR — autoridade de aceite ausente.

C · consulta

9: Marcos, Lívia, Tiago. 10: Rafael, Marcos, Lívia, Tiago.

I · informação

9: Helena. 10: Helena.

11. Consolidar recomendação / 12. Decidir avanço para piloto

R · execução

11: A DEFINIR. 12: Rafael.

A · aceite ou decisão final

11: A DEFINIR — consolidação sem autoridade confirmada. 12: Helena.

C · consulta

11: Rafael, Marcos, Lívia, Tiago. 12: Marcos, Lívia, Tiago.

I · informação

11: Helena. 12: Joana.

Passo 4: gere o primeiro rascunho da matriz

Envie:

Com base somente no briefing e nos inventários conferidos, crie uma matriz RACI.

Colunas:
- atividade;
- entrega ou decisão;
- R;
- A;
- C;
- I;
- evidência do briefing;
- lacuna;
- risco da lacuna.

Use nomes e funções exatamente como aparecem na fonte.
Marque A DEFINIR onde não houver autoridade ou responsável confirmado.
Não crie nova atividade.
Depois da tabela, liste conflitos, linhas sem A e linhas com possível mistura de decisões.
Estado do documento: RASCUNHO PARA REVISÃO.

Um primeiro rascunho defensável pode conter:

Atividade	R	A	C	I
inventariar campos atuais	Joana	Rafael	Tiago	Marcos, Lívia
registrar requisitos de Compras	Rafael	Rafael	Joana	A DEFINIR
registrar requisitos financeiros	Marcos	Marcos	Rafael	Joana
registrar requisitos de Compliance	Lívia	Lívia	Rafael	Joana
conferir campos do ERP	Tiago	Tiago	Rafael, Marcos, Lívia	Joana
preparar checklist em rascunho	Joana	Rafael	Marcos, Lívia, Tiago	A DEFINIR
criar cinco casos sintéticos	Joana	Rafael	Marcos, Lívia	Tiago
executar teste documental	Joana	Rafael	Marcos, Lívia, Tiago	Helena
registrar divergências	Joana	Rafael	Marcos, Lívia, Tiago	Helena
aceitar checklist do teste	A DEFINIR	A DEFINIR	Rafael, Marcos, Lívia, Tiago	Helena
consolidar recomendação	A DEFINIR	A DEFINIR	Rafael, Marcos, Lívia, Tiago	Helena
decidir avanço para piloto	Rafael	Helena	Marcos, Lívia, Tiago	Joana

Essa tabela é um gabarito de cobertura, não uma nomeação real. Duas linhas permanecem abertas porque o briefing não autoriza completá-las. A empresa pode revisar outras atribuições antes de aprovar a matriz.

Passo 5: procure conflitos de responsabilidade

Peça:

Audite a matriz e liste:
1. linhas sem R;
2. linhas sem A;
3. linhas com mais de um A;
4. pessoa colocada como A sem fonte;
5. consulta tratada como aprovação;
6. papel técnico tratado como dono do processo;
7. atividade fora do escopo;
8. teste tratado como produção;
9. atividade que mistura execução, aceite e decisão;
10. excesso de C ou I sem função clara.

Cite a linha e o trecho do briefing.
Não corrija silenciosamente.

A auditoria precisa encontrar pelo menos as duas linhas abertas. Se o ChatGPT nomear Rafael, Helena ou outra pessoa para fechá-las, deve classificar a atribuição como não sustentada.

Passo 6: transforme lacunas em perguntas

Use:

Converta cada lacuna da matriz em uma pergunta de validação.

Para cada pergunta, informe:
- atividade afetada;
- decisão necessária;
- pessoa que precisa responder, somente se confirmada;
- evidência esperada;
- prazo: A DEFINIR se ausente;
- efeito de não resolver;
- estado da linha enquanto aguarda.

Não responda às perguntas pela equipe.

Perguntas úteis incluem:

• Quem possui autoridade para aceitar o checklist resultante do teste?
• Quem consolida a recomendação executiva e responde pela fidelidade às divergências registradas?
• Marcos e Lívia respondem apenas pelos requisitos de suas áreas ou também pelo aceite do checklist completo?
• Quem precisa ser informado em cada atividade, em vez de receber o documento inteiro no fim?

A pergunta certa deixa a lacuna operacionalmente visível. Uma atribuição inventada apenas esconde a decisão.

Passo 7: simule duas passagens do projeto

Uma matriz pode parecer coerente e falhar no uso. Teste dois cenários:

Simule a matriz em dois casos:

CASO 1
O checklist omite um documento exigido pela política de Compliance.

CASO 2
O teste foi concluído, mas ninguém aceita formalmente o checklist nem consolida a recomendação.

Para cada caso, mostre:
- quem detecta;
- quem corrige;
- quem precisa ser consultado;
- quem possui autoridade confirmada;
- qual lacuna bloqueia a continuidade;
- qual evidência precisa ser registrada.

Não atribua autoridade ausente.
Não altere ERP, política ou produção.

No primeiro caso, Lívia informa a exigência e participa da correção; a matriz ainda precisa respeitar quem aceita o checklist completo. No segundo, as duas lacunas abertas impedem um encerramento confiável do teste.

Passo 8: gere a versão para revisão

Depois das correções, envie:

Monte uma MATRIZ RACI em estado RASCUNHO PARA REVISÃO.

Inclua:
1. projeto, data e estado;
2. objetivo e fora do escopo;
3. definições de R, A, C e I;
4. atividades e entregas;
5. matriz completa;
6. fontes usadas;
7. linhas A DEFINIR;
8. conflitos e decisões abertas;
9. perguntas de validação;
10. resultado das simulações;
11. pessoa responsável por revisar a matriz: A DEFINIR;
12. data da próxima revisão: A DEFINIR;
13. aprovação final: PENDENTE.

Não crie tarefa, convite ou mensagem.
Não trate o teste como piloto aprovado.
Não substitua A DEFINIR por suposição.

Gabarito verificável do exercício

Confira a saída contra estes pontos:

Verificação	Resultado esperado
atividades confirmadas	12
pessoas nomeadas	6
decisão de avanço para piloto	Helena como A
coordenação do teste	Rafael
alteração do ERP	proibida
fornecedor real	nenhum
dados reais	nenhum
aceite do checklist	A DEFINIR
consolidação da recomendação	A DEFINIR
máximo de A por linha	1
estado final	RASCUNHO PARA REVISÃO

Essas contagens verificam fidelidade ao briefing. Elas não provam que a distribuição escolhida seja a melhor para uma empresa real.

Erros que devem reprovar a matriz

Preencher todo A

Uma matriz completa pode estar errada. Autoridade ausente precisa virar decisão do projeto, não palpite do modelo.

Colocar Helena em todas as decisões

A diretora possui uma autoridade confirmada sobre avanço ao piloto. Isso não a transforma em aprovadora de requisito financeiro, conformidade ou mapeamento técnico.

Transformar Tiago em dono do processo

Tiago conhece os campos do ERP. O briefing também limita sua ação. Conhecimento técnico não transfere responsabilidade pelo cadastro de fornecedores.

Confundir consulta com aceite

Marcos e Lívia fornecem requisitos. A fonte não diz que qualquer um deles aceita sozinho o checklist completo.

Criar uma reunião recorrente

A RACI distribui papéis. Cadência, agenda e canal pertencem a outra decisão.

Incluir produção

O exercício cobre teste documental com casos sintéticos. Alteração no ERP, cadastro real e publicação estão fora do escopo.

Revisão humana antes da aprovação

A versão final deve passar por quem conhece o processo, as áreas consultadas e a autoridade do projeto.

A revisão confirma:

• cada atividade termina em entrega ou decisão observável;
• existe no máximo um A por linha;
• R possui capacidade para executar;
• C participa antes da conclusão;
• I recebe informação útil para coordenar trabalho;
• lacunas continuam abertas até decisão explícita;
• papéis refletem função real e disponibilidade;
• fora do escopo continua fora da matriz;
• a versão aprovada possui dono e data de revisão.

Depois da aprovação, registre a matriz no sistema do projeto. O ChatGPT pode ajudar a preparar o documento. O workflow real precisa usar os papéis decididos.

Fontes oficiais verificadas em 1º de outubro de 2026

• OpenAI: Prompt engineering best practices for ChatGPT, para instruções claras, contexto, formato e refinamento.
• OpenAI: Data controls in ChatGPT, para controles que variam por conta, plano e workspace.
• OpenAI: Business data privacy, security, and compliance, para o tratamento declarado de dados em ofertas empresariais.

As fontes sustentam capacidades gerais e controles do produto. Elas não validam a matriz, os papéis da empresa ou a autoridade de qualquer pessoa.

A matriz precisa expor a decisão que ainda falta

Use o ChatGPT para decompor atividades, organizar papéis e localizar conflitos. Compare cada letra com o briefing. Quando a fonte não define autoridade, mantenha A DEFINIR e leve a pergunta ao dono do projeto.

O ganho aparece quando uma pendência encontra alguém com capacidade e autoridade para encerrá-la. Uma tabela preenchida sem essa confirmação só deixa a ambiguidade mais apresentável.